UXXI-EC: Documenta
La tramitación de la gestión administrativa básica de los expedientes de gasto de los centros gestores se realiza de forma automática en DOCUMENTA, llevando un seguimiento de los expedientes y pudiendo generar la documentación esencial, tanto administrativa como contable, que lleva aparejada. La creación de estos expedientes puede llevar asociada, si así se desea, la incorporación de reserva de crédito, fase mediante la cual el gestor tiene la posibilidad de reservar del presupuesto la cantidad que se impute a una aplicación concreta, ya sea a través de una factura o de un expediente, sin tener que esperar a asentar el documento contable correspondiente.
El procedimiento se identifica con los siguientes pasos:
- Inicio de un expediente. Consiste en capturar los datos fundamentales del expediente en el momento de su inicio. De forma automática se realiza la reserva de crédito correspondiente contra las aplicaciones presupuestarias del expediente, si se ha optado por esta funcionalidad al abrir el ejercicio.
- Generación de documentos administrativos. El usuario puede definir y personalizar la plantilla de ciertos documentos para su tramitación, indicando en éstos la información que desea indicar.
- Asociación a hojas de pedido realizadas previamente para iniciar la autorización del gasto.
- Registro de facturas en JUSTIFICANTES DEL GASTO con cargo al expediente.
- Registro de los documentos contables oportunos en DOCUCONTA que sirvan de base a la ejecución presupuestaria de los gastos generados contra el expediente.
- Consulta de expedientes complementarios y negativos que se hayan asociado previamente al expediente.